Nutzer-Verwaltung

In der Nutzer-Verwaltung steuern Sie, wer Zugriff auf Ihren Workspace hat. Sie laden Teammitglieder per E-Mail ein und vergeben Rollen mit klar abgegrenzten Rechten. Workspace-Admins verwalten Abrechnung, Nutzer und das Audit-Log; Workspace-User arbeiten mit Projekten und Scans. Mitglieder können Sie aus dem Workspace entfernen, wenn der Zugang nicht mehr benötigt wird.

Übersicht und Teamliste

• Teamliste - Zeigt alle Personen mit Zugang zum Workspace inklusive Rolle und Status der Einladung.
• Transparenz - Sie sehen auf einen Blick, wer aktiv ist und wer noch eine Einladung offen hat.
• Workspace-Kontext - Die Verwaltung gilt immer für den gesamten Workspace, nicht für einzelne Projekte isoliert.

Einladungen per E-Mail

• E-Mail-Adresse - Geben Sie die geschäftliche Adresse der Person ein, die Zugang erhalten soll.
• Ablauf - Eingeladene Nutzer erhalten eine Nachricht mit den nächsten Schritten zur Annahme.
• Wiederholung - Bei Bedarf können Sie Einladungen erneuern oder an eine korrigierte Adresse senden.

Rollen: Workspace-Admin und Workspace-User

• Workspace-Admin - Voller Zugriff auf Billing, Nutzerverwaltung und Audit-Log sowie auf administrative Einstellungen des Workspaces.
• Workspace-User - Zugriff auf Projekte und Scans entsprechend der Workspace-Richtlinien, ohne administrative Vollrechte.
• Mindestprinzip - Vergeben Sie Admin nur dort, wo Personen Abrechnung und Compliance mitverantworten.

Mitglieder entfernen

• Zugriff beenden - Entfernte Nutzer können nicht mehr auf den Workspace zugreifen.
• Daten - Prüfen Sie interne Vorgaben zu offenen Aufgaben oder Übergaben vor dem Entfernen.
• Auditierbarkeit - Entfernen ist eine sicherheitsrelevante Aktion und kann im Audit-Log erscheinen.

Rollenwechsel und nachträgliche Anpassungen

• Upgrade - Ein User kann zum Admin befördert werden, wenn mehr Verantwortung übernommen wird.
• Downgrade - Ein Admin kann zum User werden, wenn administrative Aufgaben entfallen.
• Sorgfalt - Prüfen Sie vor einem Downgrade, ob noch offene Billing- oder Audit-Aufgaben an diese Person gebunden sind.

Sicherheit und Einladungspraxis

• Geschäftliche Adressen - Bevorzugen Sie Firmen-E-Mail-Adressen gegenüber privaten Postfächern.
• Wiederholte Einladungen - Bei Unsicherheit über den Zustellstatus können Sie die Einladung erneut anstoßen.
• Least privilege - Starten Sie neue Kollegen als User und erweitern Sie Rechte bei Bedarf.

Hinweise

• Halten Sie die Mitgliederliste aktuell - verwaiste Einladungen und alte Konten erhöhen das Risiko von Missbrauch.
• Klären Sie Rollen im Team, damit nicht mehrere Personen unbeabsichtigt dieselben Admin-Rechte haben.
• Bei Wechsel in der Organisation: zuerst neue Admins setzen, dann alte Zugänge schließen.